Conservazione delle fatture elettroniche: cosa serve davvero per i 10 anni

Archiviazione e conservazione a norma non sono la stessa cosa

La conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni è un obbligo che riguarda chiunque abbia partita IVA, forfettari compresi. Intorno a questo tema, però, circola molta confusione, alimentata anche da chi vende software: archiviare le fatture in cloud e conservarle a norma di legge sono due cose diverse, e solo la seconda assolve l’obbligo fiscale.

L’archiviazione digitale è la custodia dei file: tieni le fatture al sicuro, ordinate e accessibili quando servono, per esempio durante un controllo del commercialista o per ritrovare un documento di tre anni fa. È indispensabile nella pratica quotidiana, ma non ha requisiti legali specifici.

La conservazione a norma (un tempo chiamata conservazione sostitutiva) è invece un processo regolato dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee guida AgID: garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo, attraverso pacchetti di conservazione, indici firmati digitalmente e riferimenti temporali. Solo questo processo dà alla fattura elettronica pieno valore legale negli anni.

Cosa dice la legge: 10 anni tra Codice civile e DPR 633/72

L’obbligo dei 10 anni nasce dall’art. 2220 del Codice civile: le scritture contabili, fatture comprese, vanno conservate per dieci anni. Sul fronte fiscale si aggiunge l’art. 39 del DPR 633/72, che per le fatture elettroniche impone la conservazione in modalità elettronica, secondo le regole del CAD e del DM 17 giugno 2014 sui documenti informatici a rilevanza fiscale.

In pratica: la fattura elettronica nasce come file XML e come file deve restare. Non puoi stamparla e mettere il cartaceo in un faldone, perché la copia su carta non sostituisce l’originale informatico. E l’obbligo vale in entrambe le direzioni: fatture emesse e fatture ricevute.

C’è anche una scadenza: il processo di conservazione va completato entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta delle fatture. Non è un adempimento da ricordare ogni trimestre come il bollo virtuale, ma nemmeno qualcosa da rimandare all’infinito.

Chi è obbligato (spoiler: praticamente tutti)

L’obbligo di conservazione segue quello di fatturazione elettronica, che dal 1° gennaio 2024 è generalizzato: riguarda anche i forfettari e i contribuenti in regime di vantaggio, senza più soglie di ricavi. Se emetti o ricevi fatture elettroniche tramite SdI, devi conservarle a norma. Rientrano quindi:

• Liberi professionisti e freelance, compresi i forfettari: anche le fatture con natura N2.2 e senza IVA esposta vanno conservate come XML.
• Ditte individuali e artigiani, per le fatture attive e per quelle dei fornitori.
• Società di persone e di capitali (SNC, SAS, SRL, SPA).
• Chi lavora con la Pubblica Amministrazione, per le fatture PA firmate digitalmente.

Non conta il volume: una partita IVA che emette dieci fatture l’anno ha lo stesso obbligo di un’azienda che ne emette diecimila. Cambia solo la comodità con cui conviene organizzarsi.

Come attivare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

Il modo più semplice ed economico per metterti in regola oggi è il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate: è gratuito, integrato nel portale Fatture e Corrispettivi e pensato proprio per partite IVA e imprese. Ecco come attivarlo.

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   Accedi a Fatture e Corrispettivi

   Entra nel portale dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS. Se gestisci più posizioni, seleziona la partita IVA su cui vuoi operare.

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   Apri la sezione dedicata alla conservazione

   Dall’area Fatturazione elettronica trovi la voce per l’adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche.

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   Aderisci all’accordo di servizio

   Leggi e accetta l’accordo: non ha scadenza e prosegue fino al recesso (quelli firmati prima del 4 giugno 2021 duravano tre anni e andavano rinnovati). È in questo passaggio che puoi indicare da quale data far partire la conservazione: non prima del 1° gennaio del secondo anno precedente quello dell’adesione, quindi chi aderisce nel 2026 può risalire al 1° gennaio 2024. Se hai già un accordo attivo e vuoi recuperare le fatture precedenti, la scheda di assistenza del portale dice di revocarlo e di aderire di nuovo indicando la data.

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   Controlla il pregresso

   Se non hai indicato una data, il servizio conserva da solo le fatture transitate dallo SdI dal giorno dopo l’adesione, emesse e ricevute; quelle di prima no.

Fatto questo, l’obbligo di conservazione è assolto senza costi aggiuntivi. Il consiglio pratico è attivarlo subito, anche se hai appena aperto la partita IVA e devi ancora emettere la tua prima fattura elettronica: da quel momento in poi non dovrai più pensarci.

Cosa fa TurboFattura oggi (detto in modo onesto)

Diciamolo senza giri di parole: oggi TurboFattura ti offre l’archiviazione cloud per 10 anni di tutte le fatture emesse e ricevute, inclusa in ogni piano. La conservazione a norma è in arrivo: finché non sarà attiva, l’obbligo dell’art. 39 lo assolvi ad esempio con il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate visto sopra. I due strumenti convivono benissimo: l’AdE ti copre sul piano legale, TurboFattura su quello operativo di tutti i giorni.

• Archivio accessibile: con l’account attivo ogni documento resta scaricabile in XML e PDF, anche a distanza di anni.
• Esiti SDI in tempo reale: consegne, scarti e notifiche sono tracciati su ogni fattura, così l’archivio riflette lo stato reale dei documenti, non solo i file.
• Storico completo: se arrivi da un altro gestionale, importi le vecchie fatture da Impostazioni → Importa Dati (XML, p7m, ZIP, CSV, XLSX): gli XML vengono salvati byte per byte, identici all’originale, con deduplica automatica dei doppioni.
• Correzioni senza ricerche: se devi stornare un documento in archivio, crei la nota di credito direttamente dalla fattura originaria, con il riferimento già compilato.

Quando la conservazione a norma sarà disponibile su TurboFattura, lo troverai comunicato in modo chiaro nel prodotto. Fino ad allora, nessuna promessa gonfiata: archiviazione cloud per 10 anni sì, dicitura “a norma” solo quando lo sarà davvero.

Gli errori più comuni (e cosa rischi)

Sulla conservazione si sbaglia quasi sempre per gli stessi motivi. Ecco i quattro errori da evitare:

• Salvare solo i PDF. Il PDF è una copia di cortesia: l’originale è il file XML transitato dallo SdI, ed è quello che va conservato a norma. Una cartella di PDF sul computer non assolve nulla.
• Confondere consultazione e conservazione. Vedere le fatture nel portale dell’Agenzia non significa che siano in conservazione: serve l’adesione esplicita all’accordo di servizio.
• Dimenticare le fatture passive e le variazioni. L’obbligo copre i documenti emessi e ricevuti, comprese le note di credito (TD04) e le autofatture.
• Rimandare per anni. La conservazione ha una scadenza annuale legata alla dichiarazione dei redditi: accumulare esercizi scoperti significa dover ricostruire l’archivio a posteriori, spesso in fretta e sotto controllo.

Cosa rischi in concreto? In caso di accertamento, le fatture non conservate correttamente possono perdere valore probatorio, e la tenuta irregolare delle scritture contabili espone a sanzioni amministrative. Il paradosso è che mettersi in regola non costa niente: il servizio dell’Agenzia delle Entrate è gratuito e l’attivazione richiede pochi minuti. Non c’è un solo buon motivo per non farlo oggi.

Domande frequenti

L’archiviazione cloud di TurboFattura assolve l’obbligo di conservazione?

No, e te lo diciamo chiaramente: l’archiviazione cloud tiene le tue fatture al sicuro e accessibili per 10 anni, ma l’obbligo dell’art. 39 DPR 633/72 richiede la conservazione a norma. Oggi puoi assolverlo gratis aderendo al servizio dell’Agenzia delle Entrate nel portale Fatture e Corrispettivi; la conservazione a norma su TurboFattura è in arrivo.

Quanto costa il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate?

Nulla: è gratuito. Si attiva dal portale Fatture e Corrispettivi accettando l’accordo di servizio, che non ha scadenza (quelli firmati prima del 4 giugno 2021 duravano tre anni). Da quel momento le fatture che passano dallo SdI vengono conservate automaticamente.

Per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche?

Almeno 10 anni: lo prevede l’art. 2220 del Codice civile per le scritture contabili. L’obbligo riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute, e per i documenti elettronici la conservazione deve avvenire in modalità elettronica secondo l’art. 39 DPR 633/72.

Basta stampare le fatture e tenerle in un faldone?

No. La fattura elettronica è un file XML e l’originale resta quello: la stampa è una copia senza valore sostitutivo. La conservazione deve avvenire in formato elettronico, con un processo a norma che garantisca integrità e autenticità del file nel tempo.

Anche i forfettari devono conservare le fatture elettroniche?

Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è generalizzato, forfettari inclusi, quindi anche le loro fatture XML (con natura N2.2 e dicitura L. 190/2014) vanno conservate a norma per 10 anni, come quelle di chiunque altro.