Come fare la prima fattura elettronica, passo dopo passo

Cosa ti serve prima di iniziare

Se ti stai chiedendo come fare la prima fattura elettronica, la buona notizia è questa: la parte difficile non è il software, è arrivare preparato. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è generalizzato e riguarda anche i forfettari (L. 197/2022), quindi la prima fattura della tua attività passerà quasi certamente dal Sistema di Interscambio (SdI), il «postino» dell’Agenzia delle Entrate che riceve la fattura in formato XML, la controlla e la recapita al destinatario.

Prima di aprire l’editor della fattura, tieni a portata di mano tre cose.

• I tuoi dati fiscali: Partita IVA, codice fiscale e indirizzo della sede. Sono i dati del «cedente/prestatore» e finiscono identici su ogni fattura che emetti.
• Il tuo regime fiscale: ordinario (codice RF01), forfettario (RF19) o un altro regime. Dal regime dipendono l’IVA in fattura, l’eventuale ritenuta d’acconto e le diciture obbligatorie. Se sei forfettario, per esempio, le tue operazioni viaggiano senza IVA con natura N2.2 e la dicitura di non applicazione ai sensi della L. 190/2014.
• I dati del cliente: denominazione o nome e cognome, Partita IVA o codice fiscale, e il recapito telematico, cioè il codice destinatario di 7 caratteri oppure l’indirizzo PEC.

I 4 passi: dal profilo all’invio allo SdI

Una volta raccolti i dati, emettere la fattura è un percorso in quattro passi. Con TurboFattura i calcoli fiscali sono automatici, quindi la tua attenzione va soprattutto sui dati anagrafici e sulle righe.

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   Configura il profilo aziendale

   In Impostazioni inserisci ragione sociale (o nome e cognome), Partita IVA, codice fiscale, indirizzo e regime fiscale. Lo fai una volta sola: questi dati vengono riportati automaticamente su ogni fattura, e in base al regime il software imposta da solo IVA, ritenuta d’acconto e cassa previdenziale.

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   Inserisci il cliente

   Apri Nuova Fattura e scegli il destinatario. Se non è ancora in rubrica, ti basta la sua Partita IVA: col pulsante Cerca nel form del nuovo cliente TurboFattura recupera denominazione e indirizzo dal Registro Imprese o dal VIES, e tu devi solo aggiungere codice destinatario o PEC. Meno battitura, meno errori di trascrizione.

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   Compila le righe della fattura

   Aggiungi una riga per ogni prodotto o servizio: descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA. Imponibile, IVA e totale si calcolano da soli. Se sei nel regime forfettario l’IVA è a zero con natura N2.2 già impostata, e se la fattura senza IVA supera 77,47 euro il bollo virtuale da 2 euro viene aggiunto in automatico.

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   Verifica e invia

   Prima della trasmissione una checklist controlla i campi obbligatori e la coerenza del file XML: gli avvisi si possono superare, gli errori bloccanti no, così i motivi di scarto più comuni vengono intercettati prima che la fattura parta. Quando è tutto verde, clicca Invia al SDI. Il numero progressivo lo assegna il software al momento dell’emissione: il campo non è modificabile, e questo elimina alla radice i buchi e i doppioni di numerazione.

Ricorda il termine di legge: la fattura immediata va emessa, cioè trasmessa allo SdI, entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Non ridurti all’ultimo giorno: se la fattura viene scartata, ti serve margine per correggerla.

Gli esiti dello SdI, spiegati bene

Dopo l’invio, lo SdI esegue i suoi controlli e restituisce una ricevuta. Qui i principianti si confondono spesso, perché gli esiti possibili sono tre e solo uno è un vero problema. Attenzione anche ai tempi: lo SdI può impiegare fino a 5 giorni per comunicare l’esito, quindi non allarmarti se la ricevuta non arriva subito.

Il punto più importante da fissare: per una fattura scartata non serve alcuna nota di credito, perché non esiste nessuna fattura da stornare. La nota di credito (TD04) si usa per correggere o stornare fatture che lo SdI ha già accettato. TurboFattura aggiorna lo stato di ogni fattura in tempo reale e ti avvisa con una notifica quando arriva l’esito, con il motivo dello scarto in chiaro se qualcosa è andato storto.

Gli errori tipici del principiante (e come evitarli)

Questi sono gli inciampi che vediamo più spesso alla prima fattura. Conoscerli prima vale più di qualsiasi tutorial.

• Aspettare troppo a emettere. Il termine è 12 giorni dall’operazione: se incassi oggi e fatturi «quando capita», rischi la sanzione per tardiva emissione. Metti in conto anche i tempi dello SdI.
• Sbagliare aliquota o natura IVA. Un forfettario che mette IVA al 22%, o un’operazione esente con la natura sbagliata, sono classici. Se il regime è configurato correttamente nel profilo, il software imposta i valori giusti da solo: non forzarli a mano se non sai perché.
• Dimenticare il bollo. Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro, comprese quelle N2.2 dei forfettari, va applicata l’imposta di bollo da 2 euro. Con il bollo virtuale automatico non devi ricordartene tu, ma devi sapere che esiste: il versamento trimestrale resta un tuo adempimento.
• Recapito del cliente sbagliato. Un codice destinatario inesistente fa scartare la fattura; una PEC piena produce invece una mancata consegna. Verifica il codice col cliente e, nel dubbio, usa 0000000.
• Numerazione fai-da-te. La numerazione deve essere progressiva e senza duplicati nell’anno. Se il numero lo assegna il software, il problema non si pone; se migri da un altro gestionale a metà anno, importa prima le fatture già emesse (da Impostazioni, sezione Importa Dati) così la numerazione riparte dal punto giusto.
• Emettere una nota di credito per una fattura scartata. Come visto sopra: la fattura scartata non è mai esistita fiscalmente. Si corregge e si reinvia con lo stesso numero, punto.

Cosa succede dopo l’invio

Quando la fattura risulta consegnata (o in mancata consegna, che come hai visto è comunque un esito valido), il grosso è fatto. Restano tre cose da sapere.

• La copia di cortesia non è la fattura. Il PDF che mandi al cliente è una cortesia: l’originale fiscale è il file XML transitato dallo SdI.
• La fattura va conservata. L’obbligo di conservazione previsto dall’art. 39 del DPR 633/72 oggi si assolve, per esempio, aderendo al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate dal portale Fatture e Corrispettivi. TurboFattura archivia in cloud le tue fatture per 10 anni, sempre scaricabili; la conservazione a norma integrata è in arrivo.
• Registra l’incasso. Emettere è metà del lavoro: quando il cliente paga, segna l’incasso così a fine trimestre sai davvero come sta andando l’attività.

Fatta la prima, le successive sono in discesa: cliente in rubrica, regime già configurato, numerazione automatica. La seconda fattura, di solito, richiede meno di un minuto.

Domande frequenti

Quanto tempo impiega lo SdI a dare l’esito?

Non c’è un tempo garantito: lo SdI può impiegare fino a 5 giorni per restituire la ricevuta di consegna o di scarto. Spesso è più rapido, ma non pianificare nulla contando su una risposta immediata, soprattutto se sei vicino al termine di emissione dei 12 giorni.

La «mancata consegna» significa che ho sbagliato qualcosa?

No. La mancata consegna indica solo che lo SdI non è riuscito a recapitare la fattura al canale del cliente (per esempio PEC piena o codice 0000000). La fattura è fiscalmente emessa e valida, e il destinatario la trova nel suo cassetto fiscale. Buona prassi: avvisa il cliente e mandagli una copia di cortesia.

La fattura è stata scartata: devo emettere una nota di credito?

No. Una fattura scartata non è mai stata emessa fiscalmente, quindi non c’è nulla da stornare. Correggi l’errore indicato nello scarto e ritrasmetti la fattura con lo stesso numero e la stessa data entro 5 giorni. La nota di credito serve solo per fatture già accettate dallo SdI.

Serve la firma digitale per inviare la prima fattura?

Per le fatture verso privati e aziende (B2C e B2B) no. La firma digitale (CAdES o XAdES) è richiesta solo per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, che seguono anche regole proprie su esiti, CIG/CUP e codice univoco ufficio.

Sono in regime forfettario: devo davvero fare la fattura elettronica?

Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è generalizzato e include i forfettari senza soglie di esclusione. Le tue fatture viaggiano senza IVA con natura N2.2 e la dicitura della L. 190/2014; trovi i dettagli nella guida al regime forfettario.

Posso fatturare a un privato che non ha codice destinatario né PEC?

Sì: usa il codice destinatario convenzionale 0000000 e indica il codice fiscale del cliente. La fattura viene messa a disposizione nel suo cassetto fiscale; tu puoi consegnargli una copia in PDF come cortesia.