Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: la guida completa

Fattura B2B e fattura PA: cosa cambia davvero

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione passa dallo stesso Sistema di Interscambio delle fatture tra privati, ma segue regole in parte diverse. Se fornisci un Comune, una scuola o una ASL, conviene conoscere le differenze prima di emettere: un dettaglio sbagliato e la fattura viene scartata o, peggio, rifiutata dopo giorni di attesa.

Le differenze principali riguardano codice destinatario, firma digitale, ciclo degli esiti, riferimenti ai contratti pubblici e split payment.

Il resto della struttura è identico: tracciato FatturaPA, tipo documento TD01 per la fattura ordinaria, invio tramite SdI. Se è la tua prima fattura, parti dalla guida su come emettere la prima fattura elettronica e torna qui per le specificità PA.

Il codice univoco ufficio: come trovarlo su indicepa.gov.it

Ogni ente pubblico ha uno o più uffici di fatturazione, ciascuno identificato da un codice univoco ufficio di 6 caratteri registrato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). È l’equivalente PA del codice destinatario a 7 caratteri: se è sbagliato o riferito a un ufficio diverso, la fattura non arriva a chi deve pagarla.

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   Cerca l’ente su indicepa.gov.it

   Il sito indicepa.gov.it è il registro ufficiale e gratuito. Cerca per nome dell’ente, codice fiscale o area geografica.

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   Individua l’ufficio di fatturazione corretto

   Un ente grande può avere decine di uffici, ognuno col suo codice. Quello giusto è di solito indicato nel contratto o nell’ordine: nel dubbio chiedi al referente amministrativo dell’ente.

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   Inserisci il codice nell’anagrafica cliente

   Salva il codice a 6 caratteri nella scheda del cliente PA, insieme a partita IVA o codice fiscale dell’ente. In TurboFattura puoi recuperare i dati anagrafici dell’ente con il pulsante Cerca nel form Nuovo Cliente, che interroga il Registro Imprese e il VIES a partire dalla partita IVA.

Firma digitale: obbligatoria per le fatture verso la PA

A differenza delle fatture tra privati, la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione deve essere firmata digitalmente dal fornitore prima dell’invio allo SdI. I formati ammessi sono CAdES (il file diventa .xml.p7m) e XAdES (firma inserita nell’XML stesso).

La firma serve a garantire integrità e autenticità del documento e va apposta con un certificato di firma qualificata intestato a te o alla tua azienda: quello che usi, per esempio, per firmare contratti o pratiche camerali. Se non ne hai uno, puoi ottenerlo da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

• CAdES: firma "a busta", il file XML viene incapsulato in un contenitore .p7m. È il formato più diffuso.
• XAdES: firma XML nativa, il file resta un .xml leggibile.

Entrambi i formati sono accettati dallo SdI per le fatture PA. Una fattura PA non firmata, o firmata con certificato scaduto, viene scartata dallo SdI con notifica di scarto: a quel punto vale la regola generale delle fatture scartate, spiegata nella guida alle note di credito e correzioni.

Split payment: come funziona e quando NON si applica

Lo split payment (scissione dei pagamenti, art. 17-ter DPR 633/72) è il meccanismo per cui l’ente pubblico non ti versa l’IVA esposta in fattura: la paga direttamente all’Erario. Tu incassi solo l’imponibile. Esempio: fattura da 1.000 € + IVA 22% = 1.220 € totali, ma l’ente ti bonifica 1.000 € e versa i 220 € di IVA allo Stato.

Il regime è stato prorogato fino al 30 giugno 2029 con la Decisione di esecuzione (UE) 2026/1728, adottata il 10 luglio 2026 e pubblicata in Gazzetta ufficiale UE il 15 luglio 2026. La proroga opera senza soluzione di continuità dal 1° luglio 2026, come confermato dal comunicato MEF del 30 giugno 2026.

Attenzione però: non è sempre obbligatorio. Non si applica in questi casi:

• Compensi soggetti a ritenuta alla fonte: per i professionisti la cui parcella sconta la ritenuta d’acconto, lo split payment è escluso (DL 87/2018). La PA applica la ritenuta ma l’IVA segue le regole ordinarie.
• Contribuenti forfettari: le loro operazioni sono senza IVA esposta, quindi non c’è nulla da scindere. Il forfettario che fattura a un Comune emette la solita fattura con natura N2.2.
• Società quotate FTSE MIB: dal 1° luglio 2025 le fatture emesse nei loro confronti sono escluse dallo split payment (art. 10 DL 84/2025). Riguarda chi fattura a queste società, che prima rientravano nel meccanismo.

Quando si applica, in fattura va indicata l’esigibilità IVA "S" (scissione dei pagamenti): con TurboFattura selezioni il regime nel documento e la checklist pre-invio segnala eventuali incongruenze prima dell’invio allo SdI.

CIG e CUP: quando sono obbligatori e dove si inseriscono

Il CIG (Codice Identificativo Gara) identifica la procedura di affidamento: gara, affidamento diretto, adesione a convenzione. Il CUP (Codice Unico di Progetto) identifica il progetto di investimento pubblico, tipicamente quando ci sono fondi dedicati (per esempio PNRR o fondi europei).

La regola pratica è semplice: se il contratto o l’ordine li prevede, in fattura ci vanno. Li comunica l’ente, di solito nella lettera d’ordine o nella determina di affidamento. Senza questi codici, quando dovuti, la PA non può pagare la fattura e in genere la rifiuta.

• Il CIG e il CUP vanno inseriti nel blocco dei dati del contratto o dell’ordine di acquisto della fattura elettronica, insieme all’eventuale numero e data del documento di riferimento.
• Se la fornitura deriva da un ordine elettronico NSO (obbligatorio per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale), in fattura vanno riportati anche gli estremi dell’ordine.
• Se l’ente non ti ha comunicato alcun CIG, chiedi conferma scritta prima di emettere: alcune fattispecie ne sono esenti, ma è l’ente a doverlo dire.

Nel dubbio, non inventare mai un codice e non riciclare il CIG di un contratto precedente: ogni affidamento ha il suo.

Esiti della fattura PA: rifiuto entro 15 giorni e decorrenza termini

Dopo l’invio allo SdI, la fattura PA segue un ciclo di esiti più articolato di quella B2B. Prima di tutto lo SdI fa i suoi controlli formali: se qualcosa non va (codice ufficio inesistente, firma non valida, errori nel tracciato) la fattura viene scartata e fiscalmente è come se non fosse mai stata emessa. In quel caso correggi l’errore e la reinvii con lo stesso numero entro 5 giorni, senza nota di credito.

Superati i controlli, la fattura viene consegnata all’ente, che ha 15 giorni per decidere:

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   Esito di accettazione

   L’ente accetta la fattura e questa entra nel circuito di pagamento. È l’esito che vuoi.

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   Esito di rifiuto (entro 15 giorni)

   L’ente rifiuta la fattura indicando il motivo: CIG mancante, importo non corrispondente all’ordine, ufficio destinatario errato. A seconda del motivo, si emette nota di variazione e si riemette il documento corretto, come spiegato nella guida alle note di credito.

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   Decorrenza termini

   Se l’ente non risponde entro 15 giorni, lo SdI notifica la decorrenza termini: l’ente non può più rifiutare la fattura attraverso il Sistema di Interscambio. Non è un’accettazione esplicita, ma chiude il ciclo SdI del documento.

Tieni d’occhio gli esiti nei giorni successivi all’invio: un rifiuto scoperto tardi allunga i tempi di pagamento. TurboFattura mostra gli esiti SDI in tempo reale e ti avvisa con una notifica quando arriva un esito, rifiuti compresi, così puoi correggere subito.

Checklist prima di inviare una fattura alla PA

Riassumendo, prima di trasmettere una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione verifica questi punti:

• Codice univoco ufficio di 6 caratteri corretto, verificato su indicepa.gov.it o confermato dall’ente.
• Firma digitale valida (CAdES o XAdES) con certificato non scaduto.
• Split payment: applicato se dovuto, ma escluso se sei forfettario o se il compenso sconta la ritenuta alla fonte.
• CIG e CUP presenti quando previsti da contratto o ordine, copiati esattamente come comunicati dall’ente.
• Riferimenti all’ordine: numero e data del contratto, dell’ordine o della convenzione, se richiesti.
• Dati anagrafici dell’ente: denominazione, codice fiscale e sede corretti.

Sul fronte archiviazione, le fatture PA seguono le stesse regole delle altre fatture elettroniche: TurboFattura le conserva in archiviazione cloud per 10 anni (conservazione a norma in arrivo); l’obbligo di conservazione ex art. 39 DPR 633/72 oggi puoi assolverlo, per esempio, con il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate attivabile da Fatture e Corrispettivi.

Per le novità normative sul fronte PA e SdI, come le specifiche tecniche 1.9.1 obbligatorie dal 15 maggio 2026, trovi gli aggiornamenti nell’articolo dedicato alle novità sulla fatturazione verso la PA.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra codice SDI e codice univoco ufficio IPA?

Il codice SDI (codice destinatario) delle fatture tra privati ha 7 caratteri; il codice univoco ufficio delle Pubbliche Amministrazioni ne ha 6 ed è registrato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni su indicepa.gov.it. Non sono intercambiabili: per fatturare a un ente pubblico serve il codice IPA a 6 caratteri dell'ufficio di fatturazione competente.

Lo split payment si applica anche ai forfettari che fatturano alla PA?

No. Le operazioni dei contribuenti forfettari sono senza IVA esposta (natura N2.2), quindi non c'è alcuna imposta da scindere. Il forfettario che fattura a un Comune o a una ASL emette la fattura come a qualsiasi altro cliente, con la dicitura della L. 190/2014. Lo split payment è escluso anche per i compensi soggetti a ritenuta alla fonte (DL 87/2018).

Fino a quando resta in vigore lo split payment?

Fino al 30 giugno 2029. La proroga è stata autorizzata dalla Decisione di esecuzione (UE) 2026/1728, adottata il 10 luglio 2026 e pubblicata in Gazzetta ufficiale UE il 15 luglio 2026, con effetto senza soluzione di continuità dal 1° luglio 2026 come confermato dal MEF.

Cosa succede se la PA rifiuta la mia fattura?

L'ente può rifiutare la fattura entro 15 giorni dalla consegna, indicando il motivo (per esempio CIG mancante o importo errato). A quel punto, a seconda del caso, si emette una nota di variazione ex art. 26 DPR 633/72 e si riemette il documento corretto. Se invece l'ente non risponde entro 15 giorni, scatta la decorrenza termini e non può più rifiutare tramite SdI. Trovi i dettagli nella guida alle note di credito.

La fattura PA scartata dallo SdI va corretta con nota di credito?

No. La fattura scartata dallo SdI non è mai stata emessa fiscalmente: si corregge l'errore e si reinvia con lo stesso numero entro 5 giorni, senza nota di credito. La nota di credito serve solo per le fatture andate a buon fine che poi risultano errate o vengono rifiutate dall'ente.

TurboFattura firma automaticamente le fatture verso la PA?

No: la firma digitale (CAdES o XAdES) va apposta con un certificato di firma qualificata intestato a te o alla tua azienda, tramite il tuo dispositivo o servizio di firma. TurboFattura ti aiuta su tutto il resto: dati dell'ente, split payment, controlli pre-invio e monitoraggio degli esiti SdI in tempo reale.