Fattura proforma vs fattura: la differenza che decide quando scatta l’IVA

Cos’è la fattura proforma (e perché la legge non la nomina)

La fattura proforma non esiste nel DPR 633/72. Non c’è un articolo che la definisca, un contenuto minimo prescritto, un registro dove annotarla: è un documento pre-fiscale con cui comunichi al cliente quanto deve pagarti, prima di emettere la fattura vera. Tra i professionisti circola con altri due nomi — avviso di parcella e notula — e il posto dove l’Agenzia delle Entrate la tratta più direttamente sono le FAQ sulla fatturazione elettronica, dove la chiama «c.d. “fattura proforma” (o “avviso di parcella”)» e la tratta per quello che è: un documento di supporto, distinto dalla fattura.

Questa assenza di regole è la sua forza. La proforma non è un documento fiscale: non entra nella numerazione delle fatture, non si registra, non transita dal Sistema di Interscambio, non genera debito IVA. Serve a una cosa sola, e la fa bene: chiedere il pagamento senza far partire gli obblighi fiscali che una fattura farebbe scattare.

Il meccanismo: perché la proforma non fa scattare l’IVA

Per capire a cosa serve davvero la proforma bisogna guardare due articoli del DPR 633/72 che lavorano in coppia.

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   Art. 6 — il momento di effettuazione

   Per le prestazioni di servizi l’operazione si considera effettuata «all’atto del pagamento del corrispettivo» (comma 3). Finché il cliente non paga, ai fini IVA la tua prestazione professionale non è ancora avvenuta. L’unica cosa che può anticipare quel momento, per il comma 4, è l’emissione di una fattura — o un pagamento parziale, che lo anticipa per la sola parte incassata. La proforma non è né l’una né l’altro: puoi mandarla quando vuoi, non succede niente.

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   Art. 21 — il cronometro dei 12 giorni

   «La fattura è emessa entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione» (comma 4). Il cronometro parte dall’effettuazione — cioè, per i servizi, dall’incasso. La sequenza tipica del professionista è quindi: lavoro concluso → proforma al cliente → il cliente paga → da lì hai 12 giorni per emettere la fattura elettronica.

C’è anche una terza via, comoda per chi incassa più pagamenti dallo stesso cliente nello stesso mese: la fattura differita, una sola per cliente, da emettere entro il giorno 15 del mese successivo a quello dell’incasso. Serve un documento che provi l’operazione — e l’Agenzia delle Entrate ha confermato per iscritto che un documento come la proforma, se contiene la descrizione dell’operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti, «può certamente essere idoneo a supportare il differimento» dell’emissione della fattura elettronica.

Proforma, preventivo, fattura: la tabella delle differenze

Tre documenti, uno solo con valore fiscale: la differenza sta tutta nella colonna di destra.

La riga più delicata è l’ultima: sul bollo della proforma la vulgata che gira online («mai bollo, è un documento senza valore») è sbagliata, e vale la pena capire perché.

La proforma prudente: cosa scrivere e cosa evitare

Proprio perché nessuna norma la disciplina, la proforma va costruita in modo che nessuno possa scambiarla per una fattura. Il rischio è concreto e nasce dall’incastro di due norme già viste: l’art. 21, c. 2 elenca gli elementi che rendono un documento una fattura (numero progressivo, dati delle parti, corrispettivi, aliquota e ammontare dell’imposta); l’art. 6, c. 4 dice che se una fattura viene emessa, l’operazione si considera effettuata alla data della fattura. Un documento che riproduce tutti gli elementi della fattura e viene consegnato al cliente rischia di valere come una fattura — con IVA esigibile subito e termini già scaduti senza che tu te ne sia accorto.

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   La dicitura, sempre

   Scrivi in evidenza: «Il presente documento non costituisce fattura ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/1972. La fattura sarà emessa al pagamento del corrispettivo ai sensi dell’art. 6, comma 3, del DPR 633/1972». È la singola riga che più ti protegge.

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   Numerazione separata

   Mai numerare le proforma in serie con le fatture: il numero progressivo «che la identifichi in modo univoco» è l’elemento tipico della fattura. Usa una serie propria (P-2026/01, P-2026/02…) o nessun numero.

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   IVA come conteggio, non come addebito

   Puoi mostrare il totale che il cliente pagherà, IVA inclusa — è il senso del documento — ma presentala come conteggio previsionale («IVA 22% che sarà esposta in fattura»), non come imposta addebitata.

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   Intestazione onesta

   «Avviso di parcella», «Proforma», «Richiesta di pagamento»: qualunque titolo va bene, purché non sia «Fattura». E niente riferimenti a registri o protocolli fiscali.

Il bollo sulla proforma: la risposta vera

Il bollo è un’imposta d’atto: colpisce il documento in sé, a prescindere dalla sua rilevanza IVA. L’art. 13 della Tariffa allegata al DPR 642/72 assoggetta all’imposta di 2 € «fatture, note, conti e simili documenti, recanti addebitamenti o accreditamenti, anche non sottoscritti, ma spediti o consegnati pure tramite terzi» — e una proforma consegnata al cliente è esattamente questo: un conto che chiede una somma. Sotto i 77,47 € l’imposta non è dovuta (e nei documenti con corrispettivi in parte assoggettati e in parte non assoggettati a IVA la soglia si misura sulla sola parte non assoggettata: ris. 98/E/2001); sopra, la via d’uscita è una sola: l’esenzione dell’art. 6 della Tabella B, che copre i documenti riguardanti «il pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad imposta sul valore aggiunto» e, se l’IVA non è esposta, richiede l’apposita dicitura.

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   Professionista in regime ordinario

   La tua operazione è assoggettata a IVA: la proforma è esente da bollo purché riporti la dicitura che si riferisce a corrispettivi di operazioni assoggettate a IVA. Senza la dicitura, sopra 77,47 € il bollo torna dovuto.

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   Forfettario (e operazioni senza IVA)

   Le tue operazioni non sono assoggettate a IVA: la dicitura non puoi apporla con verità, quindi la proforma sopra 77,47 € sconta il bollo di 2 € — la stessa ragione per cui lo scontano le tue fatture. E attenzione: il bollo sarà dovuto di nuovo sulla fattura elettronica definitiva, perché ogni documento è tassato autonomamente. Due documenti, due bolli.

Come si assolve, visto che sulla proforma non c’è lo SdI di mezzo? Tre strade:

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   Esemplare cartaceo consegnato

   Contrassegno telematico dal tabaccaio, applicato sull’originale, con data di emissione non successiva a quella del documento: l’imposta è dovuta fin dall’origine.

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   Proforma in PDF via email

   È un documento informatico: versamento con F24, codice tributo 2501, in unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, riportando sul documento l’annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del DM 17 giugno 2014. Da non confondere con i codici 2521-2524 trimestrali: quelli valgono solo per le fatture elettroniche via SdI.

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   Bollo virtuale

   L’autorizzazione ex art. 15 del DPR 642/72, rilasciata dall’Agenzia su richiesta: utile a chi emette molti documenti, con dicitura ed estremi dell’autorizzazione sul documento.

Due esempi svolti, dalla proforma alla fattura

Un commercialista in ordinario e un forfettario: la strada — proforma, incasso, fattura — è la stessa, ma i conti non si somigliano.

Esempio 1 — Commercialista in regime ordinario (cassa di categoria con contributo integrativo 4%). Compenso pattuito: 2.000 €.

L’avviso di parcella mostra questi stessi conti come previsione. Il cliente bonifica 2.137,60 €; la ritenuta la opera lui, all’atto del pagamento, come vuole l’art. 25 del DPR 600/73 — ed è per questo che finché non c’è pagamento non c’è nemmeno ritenuta. Incassato il bonifico, parte il cronometro: fattura elettronica con data dell’incasso, trasmessa allo SdI entro 12 giorni, con gli stessi identici importi.

Esempio 2 — Forfettario. Compenso: 900 €. Niente IVA (art. 1, c. 58, L. 190/2014), niente ritenuta: il comma 67 la esclude, previa dichiarazione al committente — che in pratica è una riga sulla fattura stessa. La proforma da 900 € supera i 77,47 € e non può portare la dicitura IVA: bollo di 2 € sull’esemplare consegnato. All’incasso, fattura elettronica (Natura N2.2) entro 12 giorni, con il suo bollo assolto tramite SdI. Se il forfettario riaddebita i bolli, quei 4 € sono compenso.

I casi limite: acconti, mancati pagamenti, beni, estero

Quattro situazioni in cui lo schema incasso → 12 giorni non basta più.

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   Il cliente paga un acconto sulla proforma

   L’art. 6, c. 4 è chirurgico: l’operazione si considera effettuata «limitatamente all’importo fatturato o pagato». Incassato un acconto di 500 € su una proforma da 2.000 €, devi fatturare quei 500 € entro 12 giorni; il resto attende il saldo.

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   La proforma non viene mai pagata

   Nessun pagamento, nessuna effettuazione, nessun obbligo. Confrontala col caso opposto — con una fattura emessa e mai incassata l’IVA resta dovuta, recuperabile solo con la nota di variazione dell’art. 26 quando maturano i presupposti (procedure concorsuali dall’apertura, esecuzioni individuali infruttuose). È l’argomento più forte a favore della proforma: stornare una fattura è molto più laborioso che archiviare un avviso di parcella — archiviare, non cestinare: la traccia delle proforma non pagate, come visto, è la tua difesa.

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   Vendi beni, non servizi

   Per i beni mobili l’effettuazione è la consegna o spedizione (art. 6, c. 1), non l’incasso: una proforma non rinvia proprio niente, il cronometro parte quando la merce esce. Lì lo strumento giusto è la fattura differita appoggiata al DDT, entro il 15 del mese successivo.

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   Cliente estero B2B (servizi generici)

   Verso committenti non stabiliti in Italia il momento di effettuazione è l’ultimazione della prestazione (art. 6, c. 6), non il pagamento: la proforma perde il suo scudo. La fattura va emessa entro il 15 del mese successivo all’ultimazione, con i dati che alimentano l’esterometro. Il quadro completo è nella guida alla fatturazione estera.

L’errore da non fare: la proforma che finisce nello SdI

È il rischio nuovo dell’era della fatturazione elettronica, e nessuno ne parla: se un documento con i requisiti della fattura viene trasmesso al Sistema di Interscambio e non viene scartato, è una fattura emessa a tutti gli effetti. Non importa che tu lo chiamassi proforma nel gestionale: per lo SdI esiste solo l’XML che ha ricevuto e recapitato. Da quel momento l’IVA è esigibile e il documento è nella sfera del cliente.

Il rimedio non è chiedere allo SdI di «annullarla» — non esiste una procedura del genere — ma emettere una nota di variazione in diminuzione ex art. 26, come l’Agenzia ha confermato per la fattura elettronica emessa per errore. Come si fa, campo per campo, è spiegato nella guida alle note di credito.

Come si fa in TurboFattura: il preventivo che diventa fattura

In TurboFattura il ruolo della proforma lo svolge il modulo Preventivi (dal piano Business), che tiene il documento pre-fiscale esattamente dove deve stare: fuori dal flusso SdI, con una numerazione separata da quella delle fatture. Il PDF nasce già prudente — intestazione «Preventivo — Proposta commerciale» e la dicitura «Non fiscalmente rilevante» nel piè di pagina — due segnali espliciti che non è una fattura. Il titolo dice «Preventivo», ma — come visto sopra — qualunque intestazione va bene purché non sia «Fattura»: ciò che conta è la sostanza, e qui c’è tutta. E la dicitura ex artt. 21 e 6 suggerita più su, la riga che più ti protegge, puoi incollarla tu nel campo note del documento.

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   Crei e invii

   Il preventivo si compila come una fattura (righe, IVA, ritenuta, cassa) e parte via email con il PDF allegato e un link di approvazione.

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   Il cliente accetta online

   Dal link, il cliente conferma con un codice OTP ricevuto via email: l’accettazione resta tracciata, con data e ora, senza scambi di carta.

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   Un click: «Converti in fattura»

   Dal preventivo accettato, la conversione apre l’editor della fattura già precompilato — cliente, righe, importi e impostazioni fiscali — pronto per la verifica e l’invio allo SdI al momento giusto: quando hai incassato — o prima, se ti sta bene anticipare l’IVA.

Il ciclo di vita è tracciato (bozza, inviato, accettato, rifiutato, scaduto, fatturato), così le proforma in attesa non si perdono — e quella «presunzione di incasso» vista sopra si smonta con un archivio ordinato. La strada dalla conversione all’invio è la stessa di ogni fattura: la trovi nella guida alla prima fattura, con la numerazione che resta pulita perché i preventivi non la toccano.

Domande frequenti

La fattura proforma è obbligatoria?

No. Nessuna norma la prevede né la impone: è una prassi commerciale. Puoi incassare senza aver mai mandato una proforma e fatturare direttamente — la proforma serve solo a chiedere il pagamento senza anticipare gli obblighi fiscali.

Il cliente può detrarre l’IVA indicata su una proforma?

No, mai. La detrazione richiede una fattura ricevuta e registrata: la proforma non è un documento fiscale e l’eventuale IVA che mostra è solo un conteggio previsionale. Il cliente detrarrà l’IVA della fattura elettronica definitiva.

La proforma deve avere lo stesso numero della fattura che seguirà?

No, ed è bene che non lo abbia. La proforma usa una serie propria (o nessun numero); la fattura seguirà la numerazione progressiva fiscale. Due documenti, due serie: mai mescolarle.

Posso mandare la proforma tramite il Sistema di Interscambio?

No: dallo SdI transitano solo fatture. Un documento con i requisiti della fattura trasmesso allo SdI e non scartato è una fattura emessa a tutti gli effetti, con l’IVA che diventa esigibile. La proforma viaggia via email o PDF.

Quanto tempo ho per fatturare dopo l’incasso di una proforma?

Dodici giorni dall’incasso per la fattura immediata (con data documento pari alla data di effettuazione), oppure entro il giorno 15 del mese successivo con la fattura differita (riepilogativa: una sola fattura per ciascun cliente, con il dettaglio degli incassi del mese), usando la proforma come documento di supporto.

La proforma del forfettario sconta la marca da bollo?

Sì, sopra 77,47 € — perché le operazioni del forfettario non sono assoggettate a IVA e l’esenzione dell’art. 6 della Tabella B non si applica. E il bollo sarà dovuto di nuovo sulla fattura definitiva: ogni documento è tassato per sé.

Che differenza c’è tra proforma e preventivo?

Il momento e la funzione: il preventivo propone un prezzo prima del lavoro e attende un’accettazione; la proforma chiede il pagamento di un compenso già maturato. Fiscalmente sono entrambi irrilevanti — nessuno dei due fa scattare IVA od obblighi di fatturazione.